Elternzeit beantragen: Was Arbeitgeber beachten müssen

Eine Mitarbeiterin kündigt Elternzeit an – und plötzlich tauchen Fragen auf: Darf ich den Antrag ablehnen? Wie lange gilt der Kündigungsschutz? Kann ich den Urlaub kürzen? Und wer zahlt eigentlich das Weihnachtsgeld? Für viele Arbeitgeber im Mittelstand ist der erste Elternzeit-Antrag eine Überraschung. Dabei sind die Regeln klar – wer sie kennt, vermeidet teure Fehler und behält den Überblick.

1. Die Anmeldefrist: Strenger als viele denken

Der häufigste Fehler passiert schon beim Antrag. Der Gesetzgeber verlangt strikte Schriftform – und das weit vor dem geplanten Beginn.

• Regelfrist: Der Antrag muss spätestens 7 Wochen vor Beginn der Elternzeit beim Arbeitgeber eingehen (§ 16 Abs. 1 BEEG).
• Bei Geburt oder Adoption: Die Frist beträgt 13 Wochen vor dem errechneten Termin.
• Fristversäumnis: Wer die Frist verpasst, verschiebt den Elternzeit-Start um die versäumte Zeit. Als Arbeitgeber solltest du die Fristen selbst im Blick haben – denn eine verspätete Antragstellung kann deine Planung durcheinanderbringen.

Praxis-Tipp: Der Antrag muss die genauen Zeiträume der Elternzeit enthalten (Start- und Enddatum, Aufteilung in Abschnitte). Eine unverbindliche Ankündigung „ich möchte nächstes Jahr in Elternzeit gehen" reicht nicht.

2. Kündigungsschutz: Wann er beginnt – und wann nicht

Der besondere Kündigungsschutz nach § 18 BEEG ist eines der wichtigsten Themen. Aber viele Arbeitgeber sind unsicher, ab wann er genau gilt.

Beginn des Kündigungsschutzes

• Vor der Elternzeit: Ab 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit (nicht ab Antragstellung).
• Während der Elternzeit: Für die gesamte Dauer der Elternzeit.
• Nach der Elternzeit: Bis 4 Wochen nach Ende der Elternzeit.

In dieser Zeit ist eine Kündigung durch den Arbeitgeber grundsätzlich unzulässig. Ausnahme: In besonderen Fällen kann die zuständige Arbeitsschutzbehörde eine Kündigung ausnahmsweise zulassen (z. B. bei Betriebsschließung). Das ist jedoch die absolute Ausnahme und ein langwieriger Prozess.

Falle: Der Kündigungsschutz gilt nicht während einer Elternzeit auf Teilzeitbasis – wenn der Antrag auf Elternzeit noch nicht gestellt wurde. Erst mit schriftlicher Anmeldung greift der Schutz. Wer also vor der schriftlichen Anmeldung kündigt, bewegt sich im rechtlich Graubereich.

3. Teilzeit in der Elternzeit: Wann du zustimmen musst

Viele Mitarbeiter möchten während der Elternzeit in Teilzeit weiterarbeiten. Hier gibt es zwei Konstellationen:

Teilzeit beim ANTRAG auf Elternzeit (gleichzeitiger Antrag)

Beantragt der Mitarbeiter gleichzeitig mit der Elternzeit eine Teilzeitbeschäftigung zwischen 15 und 32 Wochenstunden, hast du als Arbeitgeber nur begrenzte Ablehnungsmöglichkeiten (§ 15 Abs. 5 BEEG). Du kannst nur ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Die Hürden dafür sind hoch.

Teilzeit während laufender Elternzeit (nachträglicher Antrag)

Wird die Teilzeit erst während der Elternzeit beantragt, gelten ebenfalls die Regeln des § 15 BEEG. Der Antrag muss mindestens 7 Wochen vor gewünschtem Beginn gestellt werden – auch hier nur Ablehnung aus dringenden betrieblichen Gründen möglich.

Wichtig seit 2024 – Brückenteilzeit: Seit dem 1. August 2024 gilt die Brückenteilzeit (§ 15a BEEG neu). Mitarbeiter können eine unbefristete Verringerung der Arbeitszeit beantragen, müssen aber mindestens 24 Monate Vollzeit gearbeitet haben. Nach der Elternzeit kann der Mitarbeiter dann nicht automatisch zurück auf die alte Stundenzahl verlangen – das ist der zentrale Unterschied zur „normalen" Elternzeit-Teilzeit.

4. Urlaubskürzung: Ein oft übersehenes Recht

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis – und damit auch der Urlaubsanspruch. Der Arbeitgeber darf den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit um 1/12 kürzen (§ 17 BEEG).

Beispiel: Eine Mitarbeiterin nimmt 12 Monate Elternzeit. Der Jahresurlaub beträgt 30 Tage. Kürzung: 12/12 = 1. Der Urlaubsanspruch sinkt auf 0 für dieses Jahr. Nimmt sie 6 Monate Elternzeit: Kürzung um 6/12 = 15 Tage, Resturlaub 15 Tage.

Achtung: Die Kürzung muss ausdrücklich erklärt werden – sie tritt nicht automatisch ein. Teile dem Mitarbeiter schriftlich mit, wie du den Urlaub kürzt. Versäumst du das, bleibt der volle Urlaubsanspruch bestehen – und kann in der verbleibenden Zeit (oder nach Rückkehr) nicht mehr genommen werden.

Gewohnheitsrecht / betriebliche Übung: Wenn du in der Vergangenheit nicht gekürzt hast, können Mitarbeiter eine betriebliche Übung ableiten. Sei konsequent und kommuniziere die Kürzung frühzeitig.

5. Sonderzahlungen: Weihnachtsgeld, Bonus & Co.

Ob und in welcher Höhe Sonderzahlungen in der Elternzeit gezahlt werden müssen, hängt vom Rechtsgrund der Zahlung ab:

• Freiwilligkeitsvorbehalt mit Stichtagregelung: Wenn das Weihnachtsgeld an die Anwesenheit am Stichtag gekoppelt ist, besteht kein Anteil für Elternzeit-Monate.
• Freiwilligkeitsvorbehalt ohne klare Regelung: Hier ist die Rechtsprechung uneinheitlich. Vorsicht: Ein zeitanteiliger Anspruch kann entstehen.
• Kein Freiwilligkeitsvorbehalt (betriebliche Übung): Dann ist auch während der Elternzeit eine zeitanteilige Zahlung geschuldet.

Empfehlung: Überprüfe deine arbeitsvertraglichen Regelungen zu Sonderzahlungen. Ein sauberer Freiwilligkeitsvorbehalt mit Stichtagklausel schafft Klarheit und vermeidet Diskussionen.

6. Die Elternzeit in der Praxis: 3 Phasen für den Arbeitgeber

Phase 1: Antragsphase (vor Beginn)

• Antrag auf Elternzeit prüfen: Fristen eingehalten? Schriftform? Zeiträume klar?
• Teilzeitwunsch prüfen: Ablehnung nur bei dringenden betrieblichen Gründen möglich.
• Schriftliche Bestätigung an den Mitarbeiter senden – inklusive Zeiträume und Kürzung des Urlaubs.
• Vertretungsplanung starten: Befristeter Arbeitsvertrag, Leiharbeiter oder Umverteilung.

Phase 2: Während der Elternzeit

• Kontakt halten: Viele Mitarbeiter schätzen regelmäßige Updates – das erleichtert die Rückkehr.
• Betriebliche Veränderungen dokumentieren, die den Mitarbeiter nach Rückkehr betreffen.
• Auf Anträge auf nachträgliche Teilzeit achten und Fristen im Blick behalten.

Phase 3: Rückkehr (nach der Elternzeit)

• Rückkehrgespräch führen: Neue Arbeitszeit, neue Aufgaben, veränderte Lebenssituation.
• Ggf. Wiedereingliederung: Bei langer Abwesenheit kann eine schrittweise Rückkehr sinnvoll sein.
• Urlaubsanspruch prüfen: Der volle Urlaub steht ab Rückkehr wieder zu.
• Kündigungsschutz endet 4 Wochen nach Rückkehr – danach gelten die normalen Regeln.

7. Häufige Fehler von Arbeitgebern

• Fristen nicht im Blick: Der Mitarbeiter meldet Elternzeit an, aber du prüfst nicht, ob die 7-Wochen-Frist eingehalten wurde. Spätere Rückabwicklung ist dann schwierig.
• Kündigung kurz vor Elternzeit: Eine Kündigung 6 Wochen vor Beginn der Elternzeit ist grundsätzlich zulässig – aber riskant. Der Kündigungsschutz greift erst ab 8 Wochen vor Beginn, aber die Kombination mit Mutterschutzfristen muss beachtet werden.
• Urlaubskürzung nicht erklärt: Viele Arbeitgeber kürzen automatisch – das ist rechtlich nicht wirksam ohne schriftliche Erklärung.
• Teilzeit abgelehnt ohne betriebliche Gründe: Die Hürden für eine Ablehnung sind hoch. „Das passt organisatorisch nicht" reicht nicht.
• Rückkehr ignoriert: Kein Rückkehrgespräch, keine Anpassung der Aufgaben – das Risiko der Kündigung kurz nach Rückkehr ist hoch.

8. Checkliste für den Arbeitgeber

• ☐ Antrag auf Elternzeit schriftlich eingegangen? (E-Mail reicht nicht, nur eigenhändige Unterschrift)
• ☐ Frist von 7 Wochen (bzw. 13 Wochen bei Geburt) eingehalten?
• ☐ Zeiträume klar und verbindlich benannt?
• ☐ Teilzeitwunsch enthalten? Bei Ablehnung: dringende betriebliche Gründe dokumentieren.
• ☐ Kündigungsschutzzeitraum notieren: ab 8 Wochen vor Start bis 4 Wochen nach Ende.
• ☐ Urlaubskürzung schriftlich an den Mitarbeiter kommunizieren.
• ☐ Vertretungsplanung für die Abwesenheit erstellen.
• ☐ Rückkehrgespräch nach Ende der Elternzeit planen.
• ☐ Sonderzahlungen für das Jahr prüfen (Weihnachtsgeld etc.).
• ☐ Personalakte um die Elternzeit-Dokumente ergänzen.

Fazit: Klare Regeln – umsetzbar mit System

Elternzeit ist kein Grund zur Sorge – die Regeln sind im BEEG klar definiert. Die Fallstricke liegen im Detail: Fristen, Schriftformerfordernis, Urlaubskürzung und der überraschend weitreichende Kündigungsschutz. Wer einmal ein System hat (Antragsprüfung → Bestätigung → Vertretungsplanung → Rückkehrgespräch), wird jede Elternzeit souverän managen.

Gerade für kleinere Betriebe ohne eigene Personalabteilung kann jeder Elternzeit-Fall zur Herausforderung werden. Eine professionelle HR-Begleitung stellt sicher, dass keine Fristen verpasst, keine Kündigungsschutz-Fehler passieren und die Urlaubskürzung korrekt kommuniziert wird.