Krankmeldung: Alle Regeln für Arbeitgeber 2026

Ein Mitarbeiter ruft morgens an – krank, kann nicht kommen, meldet sich bis spätestens Freitag wieder. Drei Tage später kommt er mit einer Rückdatierung der AU, verlangt Entgeltfortzahlung, und Sie als Arbeitgeber fragen sich: Darf ich die AU trotzdem verlangen? Muss ich das Datum akzeptieren? Wann greift die U2-Erstattung? Und was, wenn das häufiger vorkommt?

Die Krankmeldung ist der Klassiker unter den HR-Themen – scheinbar einfach, aber voller rechtlicher Fallstricke, die gerade im Mittelstand schnell teuer werden. 2026 hat sich durch die flächendeckende eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) einiges geändert. Dieser Artikel gibt Ihnen einen kompletten Überblick über alle Regeln, Fristen und Stolperfallen – von der ersten Krankmeldung bis zur Wiedereingliederung.

1. Die eAU-Pflicht: Was Arbeitgeber 2026 wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2023 läuft die AU-Bescheinigung digital – der sogenannte eAU-Abruf. Arbeitgeber sind verpflichtet, die eAU elektronisch bei der Krankenkasse des Mitarbeiters abzurufen. Der papierne gelbe Schein ist für Arbeitgeber kein gültiger Nachweis mehr, auch wenn ihn viele Mitarbeiter noch immer mitbringen.

Ablauf des eAU-Abrufs:

• Der Mitarbeiter meldet sich krank und gibt die AU-Nummer und seine Krankenkasse an.
• Sie rufen die eAU über das Sozialversicherungs-Entgeltnachweisverfahren (SV-Meldeportal oder zertifizierte Software) ab – in der Regel ab dem dritten Krankheitstag, spätestens aber nach Ende der Arbeitsunfähigkeit.
• Der Abruf ist kostenfrei und innerhalb von 14 Tagen nach Ausstellung möglich. Danach sperrt die Kasse den Zugriff und Sie müssen beim Mitarbeiter nachfordern.
• Der Mitarbeiter muss Ihnen die AU-Daten (Krankenkasse, voraussichtliche Dauer) mitteilen – wenn er es nicht tut, ist das eine Pflichtverletzung und kann sogar zur Abmahnung führen.

Praxisfalle: Viele kleinere Betriebe haben noch keinen Zugang zum SV-Meldeportal für den eAU-Abruf eingerichtet. Ohne diesen Zugang können Sie die eAU nicht abrufen – und laufen Gefahr, im Streitfall keinen Nachweis zu haben. Die Einrichtung dauert etwa 30 Minuten über das Betriebsnummernverfahren der Deutschen Rentenversicherung.

2. Entgeltfortzahlung: Die 6-Wochen-Grenze richtig verstehen

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verpflichtet Arbeitgeber, bei Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) das volle Gehalt fortzuzahlen. Diese 6 Wochen beziehen sich auf dieselbe Erkrankung – nicht auf das Kalenderjahr.

Die wichtigsten Regeln:

• Die Entgeltfortzahlung beginnt am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, nicht erst am vierten Tag oder nach Vorlage einer AU.
• Der Anspruch entsteht nach 4 Wochen ununterbrochener Betriebszugehörigkeit (§ 3 Abs. 3 EFZG). In den ersten 4 Wochen zahlt der Arbeitgeber nur, wenn der Mitarbeiter nicht selbst verschuldet krank ist (z. B. Unfall).
• Bei wiederholter Erkrankung an derselben Grundkrankheit werden die 6-Wochen-Fristen addiert, wenn zwischen den Erkrankungen weniger als 6 Monate liegen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG).
• Nach 6 Wochen übernimmt die Krankenkasse: Der Mitarbeiter bekommt Krankengeld (70 % des Bruttogehalts, max. 90 % des Netto).

Häufiger Fehler: Arbeitgeber verlangen oft eine AU ab Tag 1 – das ist vertraglich möglich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag greift die gesetzliche Regel: AU-Vorlage erst ab dem 4. Tag – es sei denn, der Arbeitgeber ordnet eine frühere Vorlage an (§ 5 Abs. 1 EFZG).

3. U2-Erstattung: So holen Sie sich das Geld zurück

Viele Mittelständler zahlen monatlich Umlagebeiträge an die Ausgleichskasse (U2) – aber kaum einer stellt tatsächlich einen Erstattungsantrag. Dabei ist das Verfahren einfacher als gedacht und bringt bares Geld zurück.

Voraussetzungen für die U2-Erstattung:

• Der Betrieb hat weniger als 30 Mitarbeiter (bei Beschäftigung von mehr als 30 Arbeitnehmern besteht die U2-Pflicht nicht, aber die Umlage wird dennoch erhoben – Widerspruch einlegen!).
• Der Arbeitgeber zahlt die Umlagebeiträge (U2-Satz) zur Krankenkasse.
• Der Mitarbeiter ist seit mindestens 4 Wochen im Betrieb (§ 1 Abs. 1 AAG).

Erstattungshöhe:

• Kleinbetriebe (< 30 MA): 80 % des fortgezahlten Bruttoentgelts inkl. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
• Die Erstattung wird für maximal 6 Wochen pro Erkrankung gewährt (deckungsgleich mit der Entgeltfortzahlung).
• Antragstellung: Monatlich oder vierteljährlich über die Krankenkasse des Mitarbeiters – online über deren Arbeitgeberportal.

Praxistipp: Die Antragsfrist beträgt nach Gesamtzeitraum-Betrachtung mindestens 3 Monate – stellen Sie die Anträge idealerweise monatlich, um den Überblick nicht zu verlieren. Viele KMU verschenken hier jährlich mehrere hundert bis tausend Euro.

4. AU bei Kündigung: Darf ein Mitarbeiter im Krankenstand kündigen?

Ein Klassiker: Ein Mitarbeiter kündigt während der laufenden Krankmeldung oder meldet sich direkt nach Kündigung krank. Beides ist rechtlich zulässig – aber nicht folgenlos.

• Kündigung während laufender AU: Der Mitarbeiter kann auch im Krankenstand kündigen. Die Kündigungserklärung ist eine einseitige Willenserklärung, die keiner Form- oder Gesundheitsvoraussetzung bedarf. Die Kündigungsfrist läuft ganz normal weiter – die Krankmeldung verlängert die Kündigungsfrist nicht.
• Krankmeldung nach Kündigung: Darf ein Mitarbeiter sich direkt nach Kündigung krankmelden? Grundsätzlich ja – die Arbeitsunfähigkeit ist eine Tatsache. Aber: Bei einer Aussteuerung (Krankmeldung unmittelbar nach Zugang der Kündigung) kann der Arbeitgeber die AU anzweifeln und den medizinischen Dienst der Krankenkasse einschalten. Ist die AU vorgeschoben, riskiert der Mitarbeiter eine Abmahnung oder fristlose Kündigung.
• Auflösende Bedingungen? Einige Arbeitsverträge enthalten Klauseln, wonach sie bei längerer Krankheit automatisch enden – Vorsicht: Diese sind meist unwirksam. Das BAG hat solche Klauseln mehrfach gekippt (zuletzt Urt. v. 23.08.2023, 5 AZR 349/22).

5. BEM: Betriebliches Eingliederungsmanagement

Ein Thema, das viele Arbeitgeber sträflich vernachlässigen: Nach § 167 Abs. 2 SGB IX sind Arbeitgeber verpflichtet, ein BEM-Verfahren durchzuführen, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war.

Das BEM ist keine Kann-Option – es ist Pflicht. Verstöße können teuer werden:

• Bei einer späteren Kündigung wegen Krankheit fehlt die erforderliche BEM-Durchführung – die Kündigung ist dann in der Regel unwirksam.
• Das BEM muss vor Ausspruch einer krankheitsbedingten Kündigung durchgeführt worden sein.
• Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter das BEM aktiv anbieten (schriftlich). Der Mitarbeiter kann ablehnen, aber der Betrieb muss dokumentieren, dass das Angebot gemacht wurde.

Ablauf eines BEM:

1. Erkennen der Auslöseschwelle (6 Wochen AU in 12 Monaten) – automatisch tracken lassen!
2. Schriftliches Angebot an den Mitarbeiter mit Hinweis auf Freiwilligkeit und Datenschutz.
3. Gemeinsames Gespräch mit Betriebsrat (falls vorhanden), Schwerbehindertenvertretung und BEM-Beauftragtem.
4. Erarbeitung eines Wiedereingliederungsplans (stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V, Arbeitsplatzanpassung, Umsetzung).
5. Dokumentation und Nachverfolgung.

6. Die stufenweise Wiedereingliederung (Hamburger Modell)

Nach längerer Krankheit können Mitarbeiter schrittweise wieder ins Arbeitsleben zurückkehren. Die stufenweise Wiedereingliederung (oft als „Hamburger Modell" bezeichnet) ist ein gemeinsames Programm von Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber:

• Der Arzt erstellt einen Stufenplan (z. B. Woche 1: 2 Stunden, Woche 2: 4 Stunden, Woche 3: 6 Stunden, Woche 4: Vollzeit).
• Während der Wiedereingliederung bleibt der Mitarbeiter weiterhin krankgeschrieben – der Arbeitgeber zahlt kein Gehalt für die reduzierte Stundenzahl, sondern der Mitarbeiter erhält Krankengeld.
• Der Arbeitgeber zahlt nur das tatsächlich gearbeitete Entgelt (außer, es ist arbeitsvertraglich anders geregelt).
• Der Mitarbeiter kann die Wiedereingliederung jederzeit abbrechen – dann geht er zurück in die volle AU.

Falle: Wenn der Mitarbeiter während der Wiedereingliederung ausfällt (z. B. aufgrund einer anderen Erkrankung), wird die Wiedereingliederung beendet und eine neue AU beginnt mit Tag 1 der Entgeltfortzahlung. Prüfen Sie hier immer, ob es sich um dieselbe oder eine neue Erkrankung handelt.

7. Krankmeldung im Urlaub: Was gilt?

Ein Mitarbeiter wird während seines Urlaubs krank? Dann zählen die Krankheitstage nicht als Urlaubstage (§ 9 BUrlG). Der Urlaubsanspruch bleibt für diese Tage erhalten und muss nachgewährt werden.

Das müssen Sie als Arbeitgeber beachten:

• Der Mitarbeiter muss die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden – auch aus dem Auslandsurlaub.
• Bei Auslandsaufenthalt: Die eAU muss von einem deutschen Arzt ausgestellt werden. Bei EU-Ländern gilt die Europäische Krankenversicherungskarte – der Mitarbeiter muss eine ausländische AU vorlegen und der Arbeitgeber prüft, ob die ausländische Bescheinigung als AU im Sinne des EFZG anerkannt wird.
• Der Arbeitgeber muss die nicht genommenen Urlaubstage erfassen und im Folgenden nach Möglichkeit gewähren oder abgelten.
• Unbegrenzte Ansammlung von Resturlaub aus Krankheitszeiten? Nach aktueller BAG-Rechtsprechung verfällt der Urlaub 15 Monate nach dem Kalenderjahr, in dem er entstanden ist – auch bei dauerhaft kranken Mitarbeitern (BAG, Urt. v. 19.03.2024 – 9 AZR 145/23).

8. Krankmeldung per Telefon oder E-Mail: Ist das zulässig?

Ja, die Krankmeldung per Telefon oder E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Aber: Der Arbeitgeber kann vertraglich eine andere Form vorschreiben. Üblich ist:

• Telefonisch: Der Mitarbeiter ruft direkt bei der Führungskraft oder der Personalabteilung an. Sollte innerhalb einer bestimmten Frist (z. B. bis 9:00 Uhr) erfolgen.
• Per E-Mail oder Messenger: Viele Betriebe akzeptieren eine kurze E-Mail oder WhatsApp-Nachricht – aber der Arbeitgeber sollte dafür einen einheitlichen Prozess definieren (z. B. „Bitte an [personal@firma.de] bis 8:30 Uhr").
• Dritte Person: Ist der Mitarbeiter selbst nicht in der Lage anzurufen (z. B. stationär im Krankenhaus), kann auch eine dritte Person (Ehepartner, Familienangehöriger) die Meldung übernehmen.

Wichtig: Die telefonische oder elektronische Krankmeldung ersetzt nicht die Vorlage der ärztlichen AU. Sie ist nur die Erstmeldung – die ärztliche Bescheinigung (eAU oder Papier) muss nachgereicht werden.

9. Checkliste: 10 Punkte für den Arbeitgeber

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass bei der nächsten Krankmeldung nichts schiefläuft:

1. Prozess definieren: Legen Sie schriftlich fest, wie und bis wann sich Mitarbeiter krankmelden müssen (Telefon, E-Mail, Messenger – mit Uhrzeit).
2. eAU-Zugang einrichten: Prüfen Sie, ob Ihr SV-Meldeportal-Zugang aktiv ist. Fehlt er? Beantragen Sie eine Betriebsnummer bei der DRV und schalten Sie den eAU-Abruf frei.
3. AU-Anforderung prüfen: Ab wann verlangen Sie eine AU? Ab Tag 1 (nur mit Arbeitsvertragsklausel) oder ab Tag 4 (gesetzlicher Standard)? Einheitlich und nachvollziehbar regeln.
4. eAU-Abruf dokumentieren: Jeden Abruf mit Datum und Ergebnisspeicherung dokumentieren. Bei technischen Problemen: Nachweis beim Mitarbeiter einholen und forcieren.
5. Wiederholte Kurzerkrankungen tracken: Erfassen Sie jede Krankmeldung mit Ursache und Dauer – erst recht bei derselben Erkrankung (6-Monats-Frist beachten).
6. U2-Anträge stellen: Monatlich die Erstattungsanträge bei den Krankenkassen stellen – nicht verschenken.
7. BEM-Schwelle überwachen: Automatisiert prüfen, ob 6 Wochen AU in 12 Monaten erreicht sind. Wenn ja: BEM-Angebot sofort aussprechen.
8. Urlaub bei Krankheit nachtragen: Bei Erkrankung im Urlaub die Tage gutschreiben und als Resturlaub ausweisen.
9. Kündigungsschutz bei Krankheit prüfen: Vor jeder krankheitsbedingten Kündigung: BEM durchgeführt? Betriebsarzt konsultiert? Schwerbehinderung geprüft?
10. SAAS oder Dienstleister nutzen: Wenn Ihnen der Aufwand zu groß wird – einfacHR übernimmt die komplette AU-Verwaltung, das BEM und die U2-Anträge für Sie.

Fazit: Krankmeldung ist Chefsache

Die Krankmeldung wirkt auf den ersten Blick banal – aber die rechtlichen und finanziellen Folgen von Fehlern sind alles andere als das. Eine verpasste BEM-Frist kann eine Kündigung unmöglich machen, nicht gestellte U2-Anträge kosten dem Mittelstand Tausende Euro pro Jahr, und die eAU-Pflicht ist längst Realität – wer sie ignoriert, verschenkt nicht nur Zeit, sondern riskiert auch im Streitfall den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit.

Unsere Empfehlung: Machen Sie die Krankmeldung zu einem festen Bestandteil Ihrer HR-Prozesse. Definieren Sie klare Regeln, nutzen Sie die Digitalisierung (eAU) und lassen Sie sich keine Erstattungsansprüche entgehen. Und wenn Ihnen das zu viel ist – sprechen Sie mit uns. Wir machen Personalarbeit einfach.

📋 HR-Checkliste für den Mittelstand – 5 häufige Fehler im Arbeitsrecht, sofort umsetzbar.

Kostenlos sichern →

Unterstützung bei deinen HR-Themen?

15 Minuten Kennenlernen – unverbindlich und kostenlos.

Jetzt Gespräch vereinbaren →